Mandat de la correspondance par e-mail

Si vous utilisez e-mail 1-2 fois par mois, vous pouvez avoir jamais pensé que la conduite active correspondance avec des dizaines de personnes à la fois peut être très difficile. Vous êtes beaucoup plus facile de travailler avec Mail votre interlocuteur (et avec une quantité considérable de la correspondance et moi aussi), si vous suivez quelques règles simples. Ces recommandations ne sont pas un dogme, visant uniquement à améliorer l'efficacité de l'e-mail et ne traite pas des questions telles que la politesse, l'étiquette, la culture d'entreprise, bonjour, émoticônes et Smack-Smack.

1. Créez un nouveau message
1.1. sujet
1.2. Les champs "To", "Cc", "Bcc"
1.3. Drapeaux d'urgence / importance
1.3.1. lettres subordonnées
1.3.2. Lettres supérieurs
1.3.3. collègues lettres
1.4. traitement
1.5. Corps du message
1.6. signature
2. Répondre par email
2.1. «Répondre» (Répondre), «Répondre à tous» (Répondre à tous), «Forward» (Forward)
2.1.1. "Répondre"
2.1.2. "Répondre à tous"
2.1.2. "Forward"
2.2. sujet
2.3. Corps du message

1. Créez un nouveau message

1.1. sujet

Lorsque vous créez un nouveau message être sûr d'inclure la ligne d'objet. Il est souhaitable que le sujet a été brève, mais a donné tout à fait bien comprendre ce qui est dit dans la lettre. Si vous supposez que, dans l'avenir, votre compagnon aura besoin de revenir à cette lettre, ou cette lettre est l'un des nombreux liés à certains sujets, il est logique d'inclure dans la lettre le nom de quelques mots, que vous pouvez ensuite rechercher ou de regroupement avec d'autres lettres, des questions connexes. En outre, en accord avec la personne dans la ligne d'objet, vous pouvez inclure des séquences de caractères spéciaux (tags) pour le tri automatique du courrier.

1.2. Les champs "To", "Cc", "Bcc"

Dans le champ "A" indique que, de qui devrait recevoir une réponse à cette lettre. Si l'on suppose que vous devez répondre à quelques personnes, vous spécifiez tous dans le champ "A".

1.3. Drapeaux d'urgence / importance

Même si vous êtes un très bon garçon, toutes les questions pour vous de résoudre votre très important, et vous permettent de les résoudre aussi rapidement que possible, ne signifie pas que toutes ses lettres devraient être signalées "haute importance".
Quel genre de messages sont considérés comme importants, et ce - pas, dépend de la situation spécifique.
1.3.1. lettres subordonnées
Lettres des principaux subordonnés sont «importants» par définition. Drapeau importance est logique de mettre seulement dans le cas où votre sujet est surchargé vos instructions et tout à coup il y avait une question urgente qui doit être fait avant tout le monde.
1.3.2. Lettres supérieurs
Vous devez comprendre que par l'envoi d'une lettre d'une grande importance, vous demandez en fait la personne de tout laisser tomber et commencer à faire votre question. Si, après avoir lu la lettre, votre patron ne partage pas votre avis sur l'urgence de la question, rien d'autre que l'irritation, une telle lettre ne causera pas et votre carrière (en tant que personne, pas assez matures pour prioriser correctement) peut ralentir, une pause du tout, ou même aller en baisse .
1.3.3. collègues lettres
Il est logique de mettre, par exemple, des lettres telles que «est-nous devons-nous-tout-et-chaud» ou «I-sûr-see-what-you-are-pas-besoin-mais-si-non- arrêt spectaculaire-tout - disparu ".

1.4. traitement

Le traitement est généralement mis au début de la lettre. Si la lettre est adressée à plusieurs destinataires, le traitement peut se produire au milieu de l'écriture.

1.5. Corps du message

1. Pour votre écriture plus facile à lire, utiliser des paragraphes ou des lignes vides pour mettre en évidence les éléments structurels de la lettre, ainsi que des sous-thèmes individuels dans une longue lettre.
2. Si vous voulez de vos interlocuteur réponses sur plusieurs questions mentionnées dans la lettre, il est logique de les énumérer clairement à votre interlocuteur ne manque pas quelque chose d' important, et si la réponse pourrait donner une réponse concise mais claire pour vous sans dépenser beaucoup de temps son écriture (voir. exemple 2.3.1).

1.6. signature

Assurez-vous d'inclure une signature à la fin de la lettre!
D'accord, il est difficile de deviner ce qui se passait dans la lettre (ou du moins à comprendre qui il est), si vous obtenez une lettre, dans laquelle il n'y a qu'une seule phrase: «Alors, qu'avez-vous décidé?", Il n'y a pas de ligne et de signature sous réserve, et la lettre elle-même envoyé par «[email protected]».
Par ailleurs, une bonne idée serait de faire pour le compte de service contenant votre nom, votre nom et prénom ou nom de famille et les initiales ( «[email protected]», «[email protected]», «[email protected]» ). Mais même la présence du compte "correct" ne dispense pas de l'obligation de signer leurs lettres.

2. Répondre par email

1. <Votre lettre (y compris une salutation et signature)>
2. <Séparateur>
3. <Les informations reçues lettre> (insérée dans le client de messagerie lors de la réponse)
4. <Texte du message d'origine>

1. Placez votre texte au début de la lettre. Votre compagnon est intéressé par votre réponse, et cela devrait être la première chose qu'il a lu dans la lettre (top-affichage). En outre, beaucoup de gens ont maintenant les smartphones, qu'ils vérifier le courrier, quand ils ne sont pas à l'ordinateur. Si votre réponse est non pas au début, mais quelque part au milieu ou à la fin, alors cette personne aura, au mieux, faites défiler jusqu'à la fin de la lettre, parce que entièrement sur l'écran, elle ne rentre pas. Et il y a aussi le pire des cas: la majorité des clients mobiles pour économiser la charge de trafic seulement les quelques premiers kilo-octets de la lettre. Ie une personne aura besoin d'ouvrir une lettre, cliquez sur le bouton "télécharger messages résidus" de la prochaine synchronisation, la synchronisation avec le serveur de messagerie (dépenses sur ce trafic et son temps), et seulement après qu'une lettre pleine charge squander la fin, de lire votre réponse. Eh bien, vous comprenez: à l'aide de haut affichage.
Si certaines questions ont été soulevées dans la lettre originale, et ils sont numérotés (voir. P. 1.5, point 2), respectivement, s'il vous plaît numéroter vos réponses.

Si vous êtes très occupé, mais la question est très urgente, vous pouvez répondre "voir. réponses ci-dessous dans le texte », et écrire les réponses dans le corps de l'email que vous avez reçu. Mais il est préférable de ne pas abuser parce Si quelqu'un d'autre veut que vous corriger, la structure d'écriture serait très complexe et peut être à tort manquer la dernière version du patch.
Si le message d'origine est marqué comme «important», y répondre le plus rapidement possible. Si le message est marqué comme "important", en vous demandant certains matériaux, et leur préparation prend du temps, tout simplement accuser réception de la lettre et leur faire savoir quand vous prévoyez d'envoyer les documents demandés. (Si vous venez de vous asseoir en silence et de commencer à préparer le matériel, votre compagnon à ce moment sera nerveux, le doute, est venu à vous si la lettre de vous appeler sur le téléphone, chercher d'autres moyens de vous contacter)
Assurez-vous de confirmer la réception des lettres dans lesquelles il demande explicitement, ainsi que les lettres dans lesquelles il vient à des réunions de planification avec votre participation ou vous avez émis une tâche, même si la demande explicite d'accuser réception de la lettre, le texte ne fait pas.
2. Le séparateur est généralement utilisé <hr> pour les lettres au format HTML et de nombreux inconvénients pour les messages texte.
3. Le client e-mail doit être configuré de telle sorte que , en réponse à des informations reçues par courrier indiqué qui, quand, à qui et à quel sujet il écrit.

Si vous utilisez MS Outlook client e-mail - cadre approprié "par défaut".

4. Ne pas supprimer ou modifier le texte du message d' origine. Inclure dans son intégralité, sans aucune modification à la fin de votre lettre après signature et séparateur (TOFU). Cela aidera votre compagnon si nécessaire de rappeler le processus de discussion, et si la discussion reliera le nouveau membre, il sera en mesure d'obtenir rapidement dans le swing des choses en regardant une seule lettre.
Pas besoin d'économiser sur les petites choses! Transférez le montant "extra" du texte cité dans le 1KB lors de la connexion à Internet à des vitesses de 1Mo en moins de 0,01s. Son absence peut prendre quelques minutes ou même des heures de votre temps personnel à l'intimé de se rappeler ce qui a été discuté, ou entrer dans le swing des choses.

PS Ces recommandations sont contraignantes pour la gestion des e-mails, dans le cadre de la formation dans nos cours.
PPS pour trouver un emploi dans une organisation, oubliez tout ce qui est écrit ci-dessus, et utiliser ses normes de bureau d'entreprise.