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Comment organiser votre journée de travail

Организация рабочего дня

Ne peut pas suivre le flux de travail? Vous ne savez pas comment hiérarchiser vos propres tâches? Noyer dans les délais? Tout défaut est la mauvaise répartition du temps de travail. Comment restaurer la performance et le contrôle, a déclaré le portail Quartz au travail. L'édition de AIN.UA se traduit par une traduction adaptative de ce matériel.

La plupart des journées de travail commencent avec les bonnes intentions, la facturation de l'énergie, une liste de tâches ambitieuse et un flux de lettres totalement contrôlé. Mais l'ordre prend fin quand il y a des réunions, des messages et des contacts avec des collègues. En fin de compte, tous les plans sont ruinés et vous rentrez chez vous fatigué et vaincu.

Mais ne désespérez pas. Ce cercle vicieux peut être détruit en priorisant, en se concentrant et en pariant sur sa propre ressource inépuisable (bien que parfois cela ne semble pas être le cas) - l'énergie. Vous trouverez ci-dessous tout ce que vous devez savoir sur la structuration du travail pendant la journée.

Choisissez ce sur quoi vous devez vraiment travailler

Il existe une matrice simple 2 * 2, nommée d'après le président américain Dwight Eisenhower, qui vous aidera à établir des priorités. Une fois, le politicien a dit qu'il avait toujours deux types de problèmes - urgents et importants. Urgent - ne sont pas importants, mais les plus importants ne sont jamais urgents.

Организация рабочего дня

Très probablement, lorsque vous créez une liste de tâches, vous divisez également votre entreprise en "urgent" et "important". La matrice Eisenhower vous aidera à déterminer la différence entre eux. Il se compose de quatre cellules et de deux axes - "urgence" et "importance". Il suffit de passer quelques minutes et de classer chacune de vos tâches pour comprendre les activités pour lesquelles vous perdez votre temps.

Les tâches urgentes, mais pas importantes, constituent en règle générale une source de préoccupation. Ils consistent en des messages de collègues, des invitations à des réunions et des réponses à des messages d’Initiative. Ces tâches nous rendent constamment dans le "mode réponse". De plus, ils détournent l’attention des tâches les plus importantes - mais pas urgentes. Ces derniers n’ont pas de délais clairs et, dans le cas, par exemple, avec les responsables, intègrent des travaux sur des idées stratégiques, une planification à long terme, des investissements dans les talents ou la création d’une marque. Pouvez-vous imaginer les conséquences du report de tels cas?

Allouer du temps pour un travail approfondi

Le capital-risqueur Sam Altman appelle le battage médiatique autour du monde numérique - "l'une des plus grandes crises de santé mentale de notre époque". Nous testons les smartphones 150 fois par jour et, selon le professeur d’informatique Cal Newport, cela réduit considérablement la capacité de réflexion claire et créative.

Newport estime que la capacité de se concentrer sur un travail approfondi est l’exécution intensive de tâches par unité de temps. Il cite l’une des tactiques du professeur Adam Grant de l’Université de Pennsylvanie, consistant à effectuer un travail intellectuel complexe mais important pendant une longue période ininterrompue. Pour Grant, cela signifie consacrer le semestre d'automne à l'enseignement et au printemps et à l'été à la recherche.

Si votre travail ne vous permet pas de consacrer le maximum de temps à certaines tâches, ne vous découragez pas. Newport recommande l’introduction de la "productivité fixe", ce qui permettra un calendrier clair et équilibré de travail et de loisirs. Cela signifie, y compris, et le manque de travail après 17h30. Si cette approche ne fonctionne pas, vous pouvez vous tourner vers la version allégée du travail approfondi - la méthode Pomodoro, qui comprend une séquence de plusieurs périodes de travail acharné de 25 minutes séparées par des temps de repos.

Gardez une trace du temps que vous consacrez aux réunions

Организация рабочего дня

Paul Graham, le fondateur de l'incubateur de start-up Y Combinator, distingue deux types d'horaires: le calendrier du fabricant et du gestionnaire. Si au cours de la journée, vous alternez réunions, conférences et réponses aux lettres, il est fort probable que vous viviez selon le planning du responsable. Ils organisent généralement leur journée à l'heure. Les «créateurs», qui incluent des écrivains, des programmeurs et des artistes, divisent l’œuvre en de longues périodes ininterrompues. En règle générale, les horaires des deux types d'employés se croisent lors des réunions. Et chacun d'eux doit comprendre les conséquences de telles réunions. Même une courte réunion peut vous obliger à reporter un projet ambitieux pour plus tard. Par conséquent, lors de la planification d'une réunion régulière, assurez-vous de vous interroger sur sa nécessité.

Concentrez-vous sur votre ressource cachée - l'énergie

Une petite bonne nouvelle: il existe une nouvelle approche de la gestion du temps, qui recommande de se concentrer sur votre propre énergie. Contrairement au temps, qui a la propriété de se terminer, l’énergie peut être reconstituée.

Les principes fondamentaux de cette méthode sont décrits dans le livre de Tony Schwartz et Jim Loer intitulé The Power of Full Participation. Ils consistent en ce que vous ne pouvez obtenir une productivité maximale de votre personnel qu'en renforçant et en régénérant votre énergie physique, mentale, émotionnelle et spirituelle. Ainsi, l'énergie physique peut être reconstituée en organisant, par exemple, des cours de fitness. Le réapprovisionnement en énergie émotionnelle consiste à aider à lutter contre le stress et à travailler avec des tâches à long terme. En ce qui concerne la composante spirituelle, les gens reçoivent cette énergie quand ils voient la signification de ce qu'ils font. Ils sont mieux concentrés et font preuve de persévérance.

Manger une "grenouille"

Avez-vous déjà eu à faire face à des tâches terribles qui sont constamment présentes dans la liste des tâches et qui dépassent le salarié, le privant de productivité et de productivité? Ce sont ces tâches qui s'appellent les grenouilles. Et ils doivent essayer de «manger» le plus rapidement possible.

L'habitude de résoudre immédiatement ces problèmes aidera à se sentir comme un gagnant au tout début de la journée de travail, à recevoir une charge d'énergie et l'impulsion nécessaire. Après avoir avalé la "grenouille", allez immédiatement au reste des tâches et prenez le plus important d'entre eux en ce moment.

Conseils pour créer une journée de travail idéale

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1. La journée a commencé hier ...

Déclaration puissante: la matinée commence hier.

Donc, selon cette règle, il sera difficile de se concentrer le matin: ce dont vous avez besoin, quoi ne pas faire aujourd'hui; mais il est beaucoup plus facile de distinguer 3 cas importants la veille de la soirée, dans lesquels vous serez engagés pendant les heures de travail du lendemain. Ici, il est préférable de préparer (ramasser le matériel, planifier le lendemain, etc.), encore une fois le soir.

2. entraînement facile

Je ne sais pas faire de musculation le matin. A mon avis, le corps ne s'est pas encore réveillé, mais le voici: appuyez, courez, boxez ...

Promenade facile en plein air, vergetures légères, yoga pour les débutants, gymnastique d'Hermes Trismégiste. Rappelez-vous l'échauffement du fizra à l'école.

3. douche matinale

Prenez la règle - se réveiller avec une douche. Ceci est un excellent outil que vous pouvez faire pour rendre votre journée de travail parfaite. Beaucoup de gens disent qu'une personne ne profite pas de se laver tous les jours, mais si vous vous rincez simplement avec de l'eau fraîche (ou vous pouvez résister à une douche de contraste), cette procédure ne fera qu'améliorer votre état de santé.

4. À un moment donné - une chose

Ne vous vaporisez pas seul avec quoi que ce soit. C'est-à-dire que si vous êtes engagé dans cette affaire, essayez de ne traiter qu'avec eux à l'heure prévue. Si vous en avez assez, vous pouvez (et devez) passer à une autre entreprise, qui, encore une fois, ne les traite que de manière distrayante.

La meilleure façon de se fatiguer est de devenir multitâche, en essayant de faire les deux en une heure. Malheureusement, il est nécessaire de procéder à une modification des capacités humaines, hélas, elles n’ont pas à effectuer plusieurs tâches simultanément.

5. La loi de Pareto

"20% des efforts donnent 80% du résultat, et les 80% restants des efforts - seulement 20% du résultat"

Votre tâche dans votre liste de cas est de répartir les 20% de cas qui donneront la part du lion. Et être engagé avant tout seulement par eux. Cela est parfaitement combiné avec le point ci-dessus (à un moment donné - une chose).

6. vers le bas avec la distraction

Avez-vous suivi des formations spéciales pour la stabilité psychologique dans des situations de crise? Non, ce n'est pas Ensuite, avec tous les stimuli - les distractions.

Votre lieu de travail devrait être aussi silencieux que possible, la seule personne qui peut produire des sons et d'autres actions, c'est vous. Prenez ceci comme règle. Bien sûr, dans certains environnements de travail, il est difficile d’atteindre cet objectif, mais nous nous efforçons toujours d’y parvenir.

7. Soyez professionnel dans votre entreprise

Une journée de travail idéale ne sera pas idéale si vous faites le travail de quelqu'un d'autre, dans lequel vous êtes complet: zéro ou amateur.

Choisissez seulement ce que vous êtes clairement versé ou que vous voulez exceller. Le reste - faites confiance aux autres professionnels, configurez-les pour une journée de travail parfaite. Déléguer, habiliter, puzzle ...

8. Prendre des pauses

Et il est utile de se reposer comme ça - pendant une courte période pour changer radicalement le type d’activité. Si votre travail est sédentaire, marchez, courez, secouez, secouez vos membres. Si au contraire, physique - lisez cela intelligemment ou non.

A travers quel intervalle se détendre? Dépend du travail Vous pouvez choisir l'heure de la tomate (25/5), vous pouvez, comme à l'école (45/15, 50/10), comme ..., (le premier chiffre est le travail, le second est le repos), choisissez individuellement, expérimentez.

9. être reconnaissant

Il est difficile d'occuper le cas auquel vous vous sentez dégoûté. N'est-ce pas? Entrer dans la journée de travail, soyez reconnaissant pour votre travail. Pour ce que ce ne serait pas - il vous nourrit, vous habille, vous divertit, vous présente et vous permet de communiquer, prend un tiers de votre vie.

10. Travailler - Jouer

Imaginez que le travail est un jeu. Parfois, vous n'y parvenez pas, mais vous atteignez parfois de bons objectifs. Dans le même temps, ne le prenez pas très au sérieux.

Via ain.ua & iaim.ru