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Comment organiser votre journée de travail

Организация рабочего дня

Ne peut pas suivre le flux de travail? Vous ne savez pas comment hiérarchiser vos propres tâches? Noyer dans les délais? Toute faute est la mauvaise distribution du temps de travail. Comment restaurer la performance et le contrôle, a déclaré le portail Quartz au travail. L'édition de AIN.UA résulte en une traduction adaptative de ce matériel.

La plupart des journées de travail commencent avec les bonnes intentions, la charge d'énergie, une liste de tâches ambitieuse et un flux de lettres complètement contrôlé. Mais l'ordre prend fin, quand il y a des réunions, des messages et des contacts avec des collègues. À la fin, tous les plans sont ruinés, et vous rentrez fatigué et vaincu.

Mais ne désespérez pas. Ce cercle vicieux peut être détruit en priorisant, en mettant l'accent et en pariant sur sa propre ressource inépuisable (bien que parfois cela ne semble pas le cas) - l'énergie. Ci-dessous est répertorié tout ce que vous devez savoir sur la structuration du travail au cours de la journée.

Choisissez ce dont vous avez vraiment besoin pour travailler

Il y a une simple matrice 2 * 2, nommée d'après le président américain Dwight Eisenhower, qui vous aidera à prioriser correctement. Une fois que le politicien a dit qu'il a toujours deux types de problèmes - urgent et important. Urgent - ne sont pas importants, mais les plus importants ne sont jamais urgents.

Организация рабочего дня

Très probablement, en composant une todo-liste, vous divisez également votre entreprise en «urgent» et «important». La matrice Eisenhower vous aidera à comprendre la différence entre eux. Il se compose de quatre cellules et deux axes - "urgence" et "importance". Il suffit de passer quelques minutes et de classer chacune de vos tâches pour comprendre les activités pour lesquelles vous perdez votre temps.

En règle générale, les tâches urgentes, mais non importantes, sont une source de préoccupation. Ils consistent en des messages de collègues, des invitations à des réunions et des réponses aux messages FYI. Ces tâches nous rendent constamment dans le "mode de réponse". En outre, ils se détournent des tâches les plus importantes, mais non urgentes. Ces derniers n'ont pas d'échéances claires et, dans le cas, par exemple, avec les managers, incluent le travail sur les idées stratégiques, la planification à long terme, l'investissement dans le talent ou la création d'une marque. Pouvez-vous imaginer les conséquences de retarder de tels cas?

Allouer du temps pour un travail approfondi

Le capital-risqueur Sam Altman appelle le battage autour du monde numérique - "l'une des plus grandes crises de santé mentale de notre temps". Nous testons les smartphones 150 fois par jour et, selon le professeur d'informatique Cal Newport, cela réduit considérablement la capacité de réflexion claire et créative.

Newport estime que la capacité à se concentrer sur un travail en profondeur est l'exécution intensive des tâches par unité de temps. Il cite une des tactiques du professeur Adam Grant de l'Université de Pennsylvanie, consistant à effectuer un travail intellectuel complexe mais important pendant une longue période ininterrompue. Pour Grant, cela signifie consacrer le semestre d'automne à l'enseignement et le printemps et l'été à la recherche.

Si votre travail ne vous permet pas de consacrer le maximum de temps à certaines tâches, ne vous découragez pas. Newport recommande l'introduction de la «productivité fixe», qui permettra un horaire de travail et de loisirs clair et équilibré. Cela signifie, y compris, et le manque de travail après 17h30. Si cette approche ne fonctionne pas, vous pouvez vous tourner vers une version allégée du travail en profondeur - la méthode Pomodoro, qui comprend une séquence de plusieurs périodes de travail de 25 minutes séparées les unes des autres par le temps de repos.

Gardez une trace du temps que vous passez sur les réunions

Организация рабочего дня

Paul Graham, le fondateur de l'incubateur de start-up Y Combinator, distingue deux types d'horaires - le calendrier du fabricant et le gestionnaire. Si pendant la journée vous alternez les réunions, les conférences et les réponses aux lettres, alors, vraisemblablement, vivez selon l'horaire du gestionnaire. Ils organisent généralement leur journée à l'heure. Les «créateurs», qui comprennent des écrivains, des programmeurs et des artistes, divisent l'œuvre en longues périodes ininterrompues. En règle générale, les horaires des deux types d'employés se croisent lors des réunions. Et chacun d'eux doit comprendre les conséquences de telles rencontres. Même une courte réunion peut vous forcer à reporter un projet ambitieux pour plus tard. Par conséquent, lors de la planification d'une réunion régulière, assurez-vous de vous poser des questions sur sa nécessité.

Focus sur votre ressource cachée - énergie

Une bonne nouvelle: il existe une nouvelle approche de la gestion du temps qui recommande de se concentrer sur sa propre énergie. Contrairement au temps, qui a la propriété de se terminer, l'énergie peut être renouvelée.

Les principes fondamentaux de cette méthode sont décrits dans le livre de Tony Schwartz et Jim Loer, The Power of Full Participation. Ils consistent en ce que vous pouvez obtenir une productivité maximale de votre personnel seulement en renforçant et en reconstituant votre énergie physique, mentale, émotionnelle et spirituelle. Ainsi, l'énergie physique peut être réapprovisionnée en organisant, par exemple, des cours de fitness. La reconstitution de l'énergie émotionnelle consiste à aider dans la lutte contre le stress, et mentale - en travaillant avec des tâches à long terme. En ce qui concerne la composante spirituelle, les gens reçoivent cette énergie quand ils voient la signification de ce qu'ils font. Ils sont mieux ciblés et font preuve de persévérance.

Mangez une "grenouille"

Avez-vous déjà fait face aux tâches terribles qui sont constamment présentes dans la liste de tâches et qui pèsent sur l'employé, le privant de productivité et de productivité? Ce sont ces tâches qu'on appelle les grenouilles. Et ils doivent essayer de "manger" aussi vite que possible.

L'habitude de résoudre immédiatement de tels problèmes aidera à se sentir comme un gagnant au tout début de la journée de travail, à recevoir une charge d'énergie et l'impulsion nécessaire. Ayant avalé la "grenouille", allez immédiatement au reste des tâches et prenez le plus important d'entre eux en ce moment.

Conseils pour créer une journée de travail idéale

Организация рабочего дня

1. La journée a commencé hier ...

Déclaration puissante: la matinée commence hier.

Donc, selon cette règle, il sera difficile de se concentrer le matin: ce dont vous avez besoin, ce qu'il ne faut pas faire aujourd'hui; mais il est beaucoup plus facile de distinguer 3 cas importants la veille de la soirée, à laquelle vous participerez pendant les heures de travail du lendemain. Ici, il est préférable de préparer (collecter le matériel, planifier le lendemain, etc.), encore une fois, le soir.

2. Facile d'entraînement

Je ne sais pas comment faire de la musculation le matin. À mon avis, le corps ne s'est pas encore réveillé, mais le voici: presse, course, boite ...

Promenade facile en plein air, vergetures légères, yoga pour les débutants, gymnastique d'Hermès Trismégiste. Rappelez-vous l'échauffement de la fizra à l'école.

3. Douche du matin

Prenez pour la règle - se réveiller avec une douche. C'est un excellent outil que vous pouvez faire pour rendre votre journée de travail parfaite. Beaucoup de gens disent qu'une personne ne profite pas de se laver tous les jours, mais si vous vous rincez simplement avec de l'eau fraîche (ou vous pouvez résister à une douche de contraste), cette procédure améliorera votre état de santé.

4. En même temps - une chose

Ne vous vaporisez pas seul avec quoi que ce soit. C'est-à-dire, si vous êtes engagé dans cette affaire - essayez de traiter avec eux dans l'heure imparti. Si vous en êtes fatigué, vous pouvez (et devez) passer à une autre entreprise qui, encore une fois, ne s'occupe que d'elles, sans être distraite des côtés.

La meilleure façon de se fatiguer est de devenir multi-tâches, en essayant de faire les deux en une heure. Malheureusement, il est nécessaire de procéder à une modification des capacités humaines, ils - hélas, n'ont pas à effectuer plusieurs tâches.

5. La loi Pareto

"20% des efforts donnent 80% du résultat, et les 80% restants des efforts - seulement 20% du résultat"

Votre tâche à partir de votre liste de cas de travail est d'allouer le très 20% des cas qui donneront la part du lion du résultat. Et d'être fiancés d'abord seulement par eux. C'est parfaitement combiné avec le point ci-dessus (à un moment donné - une chose).

6. A bas la distraction

Avez-vous suivi des formations spéciales pour la psycho-stabilité en situation de crise? Non, ça ne l'est pas. Puis vers le bas avec tous les stimuli - distractions.

Votre lieu de travail devrait être aussi silencieux que possible, la seule personne sur ce qui peut produire des sons et d'autres actions est vous. Prenez cela en règle générale. Bien sûr, dans certains environnements de travail, il est difficile d'y parvenir, mais essayez toujours cela.

7. Soyez professionnel dans VOTRE entreprise

Une journée de travail idéale ne sera pas idéale si vous faites le travail de quelqu'un d'autre, dans lequel vous êtes complet: zéro ou amateur.

Choisissez seulement ce que vous êtes clairement versés ou voulez exceller. Le reste - faites confiance à d'autres professionnels, configurez-les pour la journée de travail parfaite. Déléguer, habiliter, énigme ...

8. Faites des pauses

Et il est utile de se reposer ainsi - pour une courte période pour changer radicalement le type d'activité. Si votre travail est sédentaire, marchez, courez, secouez, secouez vos membres. Si au contraire, physique - lire si intelligent ou non.

Par quel intervalle se détendre? Cela dépend du travail. Vous pouvez choisir le temps de tomate (25/5), vous pouvez, comme à l'école (45/15, 50/10), comme ..., (le premier chiffre est le travail, le second est le repos), ramasser individuellement, expérimenter.

9. Pour être reconnaissant

Il est difficile d'occuper le cas auquel vous vous sentez dégoûté. N'est-ce pas? Entrer dans la journée de travail, soyez reconnaissants pour votre travail. Pour ce qu'il ne serait pas - il vous nourrit, vêtements, divertit, introduit et vous permet de communiquer, prend un tiers de votre vie.

10. Travail - Jouer

Imaginez que le travail est un jeu. Parfois, vous n'obtenez pas les résultats que vous souhaitez, mais parfois vous atteignez de bons objectifs. En même temps, ne le prenez pas très au sérieux.

Via ain.ua & iaim.ru