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Nouvelles règles de correspondance commerciale

Новые правила деловой переписки

Alexandra Govorukha, leader du développement des marchés au Royaume-Uni et en Israël de Sigma Software et co-fondatrice de la communauté UTEW Tech Tribe, a écrit sur sa page Facebook sur les règles non écrites de l'étiquette numérique. Par exemple, comment il est nécessaire et non nécessaire de se présenter les uns aux autres.

Новые правила деловой переписки

En raison des spécificités de mon travail dans le domaine de la communication, je reçois une centaine de messages par jour de dizaines de personnes dans différents messageries instantanées. Il s'agit souvent de demandes d'aide, de partenariat, de conseil. J'ai remarqué que chaque jour, les gens qui m'écrivent répètent les mêmes erreurs de communication, rendant la vie difficile pour moi et pour moi-même.

J'ai donc décidé d'énumérer les règles tacites de la communication en ligne afin de rendre l'interaction plus agréable et efficace. Je ne prétends pas être un expert dans ce domaine, je partage juste la douleur et seulement ce que j'ai vécu par expérience personnelle.

Voici donc à quoi ressemblera l'éthique dans les communications numériques en 2020 ...

Comment présenter les gens les uns aux autres

Новые правила деловой переписки

Si vous demandez à vous présenter à quelqu'un, alors respectez le temps de la personne qui fait déjà une faveur, en la réduisant au bon contact. Prenez la peine d'écrire un texte sur vous d'un tiers. Il est souhaitable qu'une personne puisse simplement copier ce texte et le coller dans le message sans modifications.

Dans le texte vous concernant, il est important d'indiquer non pas une feuille de vos insignes et une biographie du moment où vous êtes né, mais une brève essence et la raison pour laquelle vous vous adressez / pensez que vous pouvez être utile à la personne que vous êtes représentée.

Idéalement, une demande d'introduction (introduction, de l' introduction en anglais ) pourrait ressembler à ceci: «Salut, pourriez-vous me présenter Vasya P.? Voici une introduction: «Bonjour, Vasya, voici mon collègue Zhenya, un chef de projet informatique expérimenté. Elle recherche un partenaire dans une future entreprise, elle a vu votre startup et a pensé que vous pourriez avoir des intérêts communs. Zhenya pourra donner des détails directement. »

Quatre phrases de grande nature. Il peut être encore plus court. Mais la principale chose que vous avez prise? Le texte d'ouverture est rédigé de manière à ce que la personne ne prenne pas la peine de se plonger dans ce dont vous avez besoin et pourquoi, comment raccourcir votre biographie à l'essentiel, et ne pas changer "Je suis Zhenya" en "mon collègue Zhenya" , la troisième personne à la première. Sinon, vous risquez de vous retrouver sans intro. Parce que l'interlocuteur à qui vous demandez de l'aide est le plus souvent paresseux et / ou une fois.

Lorsque vous faites une introduction, vérifiez auprès d'un tiers s'il souhaite cette connaissance

Si c'est le cas, dans quel format et messager est-ce plus pratique. Certaines personnes trouvent plus pratique de recevoir une introduction dans leur courrier.

N'envoyez pas de messages audio et vidéo si vos mains ne se détachent pas (ou si vous n'avez pas convenu d'un tel format avec l'interlocuteur à l'avance)

Новые правила деловой переписки

Probablement, seuls les paresseux n'ont pas parlé des messages audio et vidéo. Et il y a toujours des gens qui les envoient constamment. Au plus fort de la journée, des rencontres et une série d'appels.

Rappelez-vous, si vous n'êtes pas ma personne proche, pas mon client (bien qu'ils ne le fassent tout simplement pas!), Si vos mains ne se sont pas détachées, si vous n'avez pas averti à l'avance que vous avez baissé les yeux aujourd'hui et que vous êtes physiquement incapable de taper, puis écrivez des messages dans le texte ou activez la saisie vocale. Ne le croyez pas, mais tous les smartphones ont une telle fonction.

Écouter, et plus encore regarder quelque chose dans des conditions chaudes, est au moins gênant pour moi, ce qui signifie que c'est inefficace pour vous. Très probablement, je leur répondrai à la fin d'une journée folle. Ou jamais.

Écrivez votre e-mail dans le messager dans un message séparé

Comme ceci: "S'il vous plaît écrivez-moi un e-mail . " Vient ensuite un autre message: gale@gmail.com . Qui sait pourquoi? Parce que c'est tellement pratique: j'ai sélectionné un message avec une adresse, je l'ai copié et collé dans la barre d'adresse.

Maintenant, essayez de sélectionner l'e-mail dans le message "Écrivez-moi, s'il vous plaît, à gale@gmail.com" du téléphone. Tout le monde ne clique pas sur une adresse e-mail dans un bloc de texte génère automatiquement une lettre dans un e-mail, le plus souvent cette adresse doit être copiée et collée dans la lettre manuellement.

Envoyez votre numéro de carte de crédit dans un message séparé

Beaucoup envoient comme ceci: «Voici le numéro de la carte PrivatBank: 5351 .... Merci . " L'interlocuteur doit maintenant «extraire» le numéro de carte du tableau de texte du téléphone.

Et s'il vous plaît, n'envoyez pas de photo de la carte au lieu du numéro de carte . Vous voulez obtenir de l'argent, non? Alors, simplifiez autant que possible la tâche de l'expéditeur!

Vous cherchez des employés? Dites-moi immédiatement ce que vous devez savoir sur le poste vacant (brièvement!)

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Des gens inconnus m'écrivent souvent, qui sont sûrs que je connais et, surtout, me souviens de toutes leurs entreprises et de leurs projets, et je peux comprendre de quoi ils parlent. Par exemple: «Bonjour! Je recherche des spécialistes RH sympas dans une équipe. " Désolé, mais si nous nous connaissons spirituellement, je n'ai pas communiqué avec vous au sujet de vos projets au cours du dernier mois, alors je ne comprends rien dans cette phrase.

Qui êtes-vous et quel est votre rôle? Que fait votre entreprise? Qu'est-ce que «votre équipe»? On ne sait pas non plus ce que le «spécialiste cool» et même les RH signifient pour vous. Parce que pour certains, les RH sont un organisateur d'événements internes et le constructeur de la marque d'un employeur, et pour quelqu'un, un recruteur.

Habituellement, en réponse, j'écris: «Veuillez clarifier ce sont tous les détails. Et il est conseillé de donner une description de poste avec des tâches spécifiques, un KPI et un guide des salaires . » Ce dernier est nécessaire pour comprendre à quel point un spécialiste est «cool».

À ce stade, vous ne le croirez pas, 90% des demandes disparaissent. En réponse, silence ou chaotique "j'enverrai plus tard". Souvent jamais envoyé. Pourquoi? Parce que la paresse ou quelque chose de trop compliqué a demandé? L'énigme.

Il est toujours bon d’indiquer pourquoi cette demande devrait intéresser l’interlocuteur. Par exemple, vous offrez des récompenses pour trouver un employé ou un service de réponse. Respectez le temps de quelqu'un d'autre et prenez soin du vôtre.

Vous cherchez un emploi? Écrivez immédiatement en substance

Новые правила деловой переписки

Je reçois souvent des messages brillants dans le style "Bonjour, je cherche du travail ici, s'il y a quelque chose, balise . " Eeeee, quoi, excusez-moi? Mais je réponds poliment: envoyez votre CV par mail (voir point 4, comment j'écris mon adresse).

En réponse, une personne, en règle générale, effectue l'une des trois actions. Le premier - disparaît et ne revient jamais. Le second - envoie un CV au messager avec la clarification: "Rien si je vous envoie ici?" En principe, je m'en fiche, mais je ne verrai jamais votre CV et je ne m'en souviendrai pas. Il va se noyer dans d'autres publications, dont j'ai une centaine sur Facebook par jour.

Et la troisième option, la plus idéale - une personne envoie un curriculum vitae par e-mail avec une courte lettre de motivation.

Rappelez-vous? Faites-le de manière constructive

Souvent, des gens inconnus m'écrivent un message de chat dans le style "Au, bien?" Bien qu'il serait bien qu'ils rappellent brièvement l'essence de la demande précédente avec une clarification polie comme «Je comprends votre emploi, alors j'ai décidé de me le rappeler. Je veux toujours en savoir plus sur cet événement. Veuillez écrire les détails quand cela vous convient le mieux . "

Si vous ne recevez pas de réponse à nouveau, vous pouvez essayer de vous rappeler non pas «de front», mais indirectement: «J'ai décidé de vous donner de nouvelles informations pendant que vous réfléchissez à ma demande. J'ai trouvé de telles idées. Comment aimez-vous ça? "

Vous voulez écrire un long message? Écrivez d'abord un court et précisez si l'interlocuteur est intéressé par les détails

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Il est préférable de ne pas envoyer de longues descriptions et présentations au messager sans l'approbation préalable du destinataire.

Par exemple, il est beaucoup plus pratique pour moi d'obtenir une brève description précisant si je veux en savoir plus.

Et si oui, avec la promesse de m'envoyer plus de détails par email.

Pas besoin d'écrire "Bonjour!" et attendez une réponse. Aller directement au cœur du sujet

Si possible, écrivez dans un message l'essence de la demande à la personne. La communication numérique diffère de la communication physique en ce qu'elle se produit le plus souvent non pas à ce moment particulier, mais lorsque le destinataire a reçu le message.

Par conséquent, écrire «Bonjour» et attendre une réponse est inefficace. Ne restez pas silencieux, écrivez immédiatement par essence.

Envoyer des contacts avec du texte

Si vous envoyez le contact de quelqu'un, copiez-le et collez-le dans le message, n'envoyez pas le numéro de téléphone avec une capture d'écran. L'exception est les situations urgentes, et vous êtes en fuite ou en voiture et la copie n'est pas pratique.

Toutes ces règles aident à réduire la charge sur le cerveau, qui est sans cesse multitâche et est déjà surchargé. Cela signifie qu'ils aident vos communications à atteindre leurs objectifs plus rapidement et plus facilement.

Via mc.today